La conservazione elettronica dei documenti: dematerializzazione e digitalizzazione

Quando si parla di conservazione elettronica dei documenti, ci si riferisce al complesso di azioni volte a dematerializzare i processi documentali (approfondisci qui https://www.savinosolution.com/) e alla digitalizzazione dei supporti cartacei.
I termini dematerializzazione e digitalizzazione, tuttavia, non sono però intercambiabili, perché gli effetti sono differenti.
La dematerializzazione di un documento significa partire dall’elemento cartaceo per convertirlo in formato digitale, mediante hardware e software dedicati.
La digitalizzazione di uno o più documenti, invece, è correlata all’autenticazione con firme e timbri digitali di testi o immagini che già si presentano in forma di file.
Ecco perché, in questo contesto, ci si riferisce spesso alla digitalizzazione dei processi aziendali, perché la certificazione della legalità di un documento e la sua provenienza attendibile fanno parte di un ciclo più ampio di legittimazione, che prevede software specifici e strumenti affidabili.

Conservazione sostitutiva: di cosa si tratta

La legge italiana prevede la conservazione sostitutiva dei documenti: basti pensare alle recenti disposizioni in materia di fatturazione elettronica e ai documenti in formato digitale emessi dalla Pubblica Amministrazione, tra cui lo stato di famiglia, la certificazione di residenza e l’estratto di matrimonio.
La conservazione elettronica di uno o più documenti implica la loro contestuale dematerializzazione e digitalizzazione, poiché la prima include il supporto in formato .pdf o simili, mentre la seconda procedura prevede la certificazione che quel documento proviene da una fonte attendibile e legittimata a emettere le dichiarazioni rese nel contenuto.
Nel caso delle fatture elettroniche, si parla di conservazione sostitutiva poiché il supporto cartaceo non è più previsto come documento ufficiale da esibire in caso di controlli, ma rimane valido principalmente quello elettronico.

Perché dematerializzare i processi documentali

In ordine cronologico, la digitalizzazione dei processi compare in un momento successivo rispetto alla digitalizzazione dei documenti.
In una prima fase, infatti, attraverso lo scanner e altri hardware per catturare le immagini si è potuto procedere alla sostituzione dei supporti cartacei, in favore di quelli in formato digitale.
La mole di carta, inchiostro e stampanti per elaborare i documenti ha potuto essere ridimensionata e ridotta notevolmente, con ritorni positivi anche in termini di spazio fisico impiegato negli scaffali e nei locali di uffici delle aziende private e della Pubblica Amministrazione.
Ma la digitalizzazione di un documento, da sola, presuppone diversi limiti, perché il file non è editabile, ossia elaborabile.
Non è possibile apporre timbri o firme autografe e, oltretutto, la possibilità di contraffazione di un documento, con l’utilizzo di software specifici, non ne garantisce l’autenticità.
Ecco che, quindi, la dematerializzazione dei processi implica un set di procedure più ampie, volte ad autenticare i documenti per garantirne la veridicità, soprattutto nei confronti dei terzi.

I vantaggi della dematerializzazione dei documenti

Sono molti i vantaggi legati alla dematerializzazione dei documenti e alla digitalizzazione dei processi.
In particolare, gli elementi di svolta riguardano:

• utilizzo di minore spazio fisico, con la possibilità di liberarsi di quintali di carta;
• minore utilizzo di risorse quali toner, stampanti e carta in origine, perché i documenti nuovi nascono già in formato digitale;
• maggiore flessibilità e risparmio di tempo, perché inviare un documento in formato digitale richiede pochi secondi;
• archiviazione rapida e più snella;
• risparmio dei collaboratori dedicati unicamente alle procedure di archiviazione dei documenti.

I vantaggi della dematerializzazione dei processi coinvolgono i cittadini privati, che accedendo all’area riservata dei propri account collegati alla Pubblica Amministrazione possono scaricare certificati autentici in tempo reale, ma anche gli Enti pubblici stessi, in cui il personale gestisce in modo più fluido l’affluenza agli uffici.
Inoltre, le aziende del settore privato beneficiano della dematerializzazione dei processi grazie a un’archiviazione più semplice, alla possibilità di ottenere documenti in tempo reale risparmiando costi sui consulenti per ottenerli: meno file, più sicurezza, spese variabili ridotte al minimo.